Préparer une réunion efficace

C’est la première que vous devez préparer une réunion ? Ou ce n’est pas votre fort et vous avez besoin de conseils ?

Avant même de d’animer une réunion de façon efficace, il faut s’y préparer correctement et pour cela, de nombreuses choses sont à prévoir en amont. Le Centre d’Affaires Lyon Mont d’Or fait avec vous le tour de la question.

Se préparer pour atteindre ses objectifs

Vous devez vous préparer à la réunion que vous allez animer. Il faut que vous connaissiez votre sujet sur le bout des doigts et si possible, prévoyez les questions qui pourront possiblement être posées de manière à pouvoir y répondre sans perdre de temps.

Posez-vous des questions, mettez-vous à la place des participants. Comprendront-ils clairement l’idée que vous voudrez faire passer ?

Astuce : Avant de faire réellement votre réunion, faîtes un test sur un autre collègues, un ami ou sur un membre de la famille en lui donnant les prérequis nécessaires à la compréhension. Vous verrez alors immédiatement les points de blocage potentiels.

La communication de la réunion

Une réunion bien préparée c’est aussi une réunion bien diffusée aux participants. Vous devrez donc leur communiquer, suffisamment en avance, les éléments suivants :

  • La date
  • L’heure de début et la durée
  • L’emplacement
  • L’ordre du jour
  • Les différents participants (idéalement ce que vous attendez d’eux durant la réunion)
  • Les documents à fournir (identifiez précisément quel participant doit fournir quel pièce)
  • Les objectifs
  • Les éléments de préparation qui aideront chaque participant à préparer la réunion

Pensez à la logistique

De quoi aurez-vous besoin lors de votre réunion ? D’un vidéoprojecteur ? D’un ordinateur ? D’un téléphone ? D’une connexion internet en bon état ? Y a t-il suffisamment de chaises ?

Prenez 30 minutes d’avance pour vérifier tout cela et assurez-vous que tout fonctionne correctement. Vous sauverez votre crédibilité.

A éviter

Fixer une réunion à 14h…
Avouez-le, ce n’est pas entre 14h et 15h que vous êtes le plus efficace… Et vous n’êtes pas le seul, vos collègues aussi. Si vous voulez capter leur attention au maximum, éviter les horaires dit « creux ».